Alles was Du über das Berufsbild Empfangssekretär/in wissen musst.

Berufsbild: Empfangssekretär/in

Ausbildung und Voraussetzungen

Um als Empfangssekretär/in tätig zu werden, wird in der Regel eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vorausgesetzt. Geeignete Ausbildungen sind beispielsweise „Bürokauffrau/-mann“, „Kauffrau/-mann für Büromanagement“ oder „Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen“. Studieren ist in diesem Berufsfeld nicht notwendig, jedoch können Weiterbildungen im Bereich Kommunikation und Management von Vorteil sein. Sprachkenntnisse, insbesondere Englisch, werden oft erwartet.

Aufgaben

Die Hauptaufgaben eines Empfangssekretärs oder einer Empfangssekretärin bestehen darin, Anrufe entgegenzunehmen, Besucher zu empfangen und weiterzuleiten, Termine zu koordinieren und allgemeine Büroarbeiten zu erledigen. Zusätzlich sind Empfangssekretäre für die Verwaltung von Post und Dokumenten, die Organisation von Meetings und gelegentlich für das Verfassen von Protokollen verantwortlich. Eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich.

Gehalt

Das Gehalt eines Empfangssekretärs oder einer Empfangssekretärin variiert je nach Standort, Unternehmensgröße und Erfahrung. In Deutschland liegt das durchschnittliche Bruttojahresgehalt etwa zwischen 24.000 und 36.000 Euro. Mit zunehmender Berufserfahrung und zusätzlicher Verantwortung kann sich das Gehalt erhöhen.

Karrierechancen

Der Beruf Empfangssekretär/in bietet verschiedene Aufstiegsmöglichkeiten. So kann man beispielsweise zur Teamassistenz, zur Büroleitung oder in das Office Management aufsteigen. Weiterbildungen in diesen Bereichen sowie in der Personalführung oder Projektmanagement können die Karrierechancen zusätzlich verbessern.

Anforderungen

Zu den zentralen Anforderungen an Empfangssekretäre gehören ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, ein freundliches und professionelles Auftreten und ein hohes Maß an organisatorischen Fähigkeiten. Diskretion, Stressresistenz und Flexibilität sind ebenfalls wichtig, um den Alltag am Empfang erfolgreich zu meistern.

Zukunftsaussichten

Die Digitalisierung bringt Veränderungen in vielen Berufsfeldern mit sich, auch im administrativen Bereich. Empfangssekretäre haben dennoch gute Zukunftsaussichten, da die persönliche und direkte Kundenbetreuung sowie organisatorische Fähigkeiten weiterhin stark nachgefragt sind. Kenntnisse in modernen Kommunikationsmitteln und Software-Anwendungen werden jedoch zunehmend wichtiger.

Fazit

Der Beruf Empfangssekretär/in eignet sich hervorragend für Personen, die kontaktfreudig sind und Freude an organisatorischen Tätigkeiten haben. Mit einer soliden kaufmännischen Ausbildung, Weiterbildungen und den erforderlichen persönlichen Fähigkeiten bietet dieser Beruf vielfältige Karrierechancen und bleibt ein zentraler Bestandteil in zahlreichen Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Studium für den Beruf Empfangssekretär/in notwendig?

Nein, ein Studium ist für diesen Beruf nicht notwendig. Eine kaufmännische Ausbildung ist in der Regel ausreichend.

Welche persönlichen Fähigkeiten sind besonders wichtig?

Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Freundlichkeit und Diskretion sind wesentliche Fähigkeiten.

Wie können Empfangssekretäre ihre Karrierechancen erhöhen?

Durch Weiterbildungen in Bereichen wie Office Management, Sprachen und Kommunikation sowie durch Praktika und Berufserfahrungen.

Wird dieser Beruf durch die Digitalisierung überflüssig?

Nein, persönliche Betreuung und effektive Kommunikation bleiben wichtige Bestandteile des Berufes. Digitale Kompetenzen werden jedoch immer wichtiger.