Berufsbild: Aktenverwalter/in
Ausbildung und Studium
Um als Aktenverwalter/in tätig zu werden, ist in der Regel eine kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement oder eine ähnliche Qualifizierung erforderlich. Alternativ kann auch eine Weiterbildung im Bereich der Archivierung oder Dokumentation für diesen Beruf qualifizieren. Einige Hochschulen bieten auch spezialisierte Studiengänge im Bereich Informationsmanagement oder Archivwesen an, die auf eine Tätigkeit als Aktenverwalter/in vorbereiten.
Aufgaben
Die Hauptaufgaben eines/einer Aktenverwalter/in umfassen das ordnungsgemäße Erfassen, Sortieren, Archivieren und Pflegen von physischen und digitalen Dokumenten. Weitere Aufgaben können sein:
– Implementierung von Aktenverwaltungs- und Archivierungssystemen
– Sicherstellung der Zugänglichkeit von Dokumenten
– Unterstützung bei Recherchearbeiten durch Bereitstellung relevanter Informationen
– Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsprotokollen
– Erstellen und Aktualisieren von Aktenplänen
– Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung der Dokumentenprozesse
Gehalt
Das Gehalt eines/einer Aktenverwalter/in variiert je nach Unternehmensgröße, Standort und Berufserfahrung. In Deutschland kann das Einstiegsgehalt zwischen 2.000 und 2.500 Euro brutto pro Monat liegen, mit der Möglichkeit, in leitenden Positionen bis zu 3.500 Euro oder mehr zu verdienen.
Karrierechancen
Aktenverwalter/innen können mit zunehmender Berufserfahrung und Weiterbildungen in leitende Positionen aufsteigen, wie z.B. Abteilungsleiter/in für Dokumentenmanagement oder Archivar/in. Es besteht auch die Möglichkeit, sich auf bestimmte Branchen oder Technologien zu spezialisieren, was die Karrierechancen verbessern kann.
Anforderungen
Zu den grundlegenden Anforderungen für Aktenverwalter/innen gehören:
– Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
– Genauigkeit und Detailorientierung
– Technische Kenntnisse im Umgang mit Archivierungssoftware und Datenbanken
– Kenntnisse der relevanten Datenschutzbestimmungen
– Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamarbeit
– Flexibilität und Sorgfalt im Umgang mit vertraulichen Informationen
Zukunftsaussichten
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und die wachsende Bedeutung von Datenschutz und Informationsmanagement bieten Aktenverwaltern/innen auch in Zukunft gute Beschäftigungsmöglichkeiten. Die Notwendigkeit, sowohl physische als auch digitale Dokumente effektiv zu verwalten, lässt den Bedarf an Experten/innen in diesem Bereich weiterhin bestehen.
Häufig gestellte Fragen zu Aktenverwalter/in
Was macht ein/e Aktenverwalter/in genau?
Ein/e Aktenverwalter/in bearbeitet, ordnet, archiviert und pflegt sowohl physische als auch digitale Dokumente, um die Zugänglichkeit und Sicherheit von Informationen sicherzustellen.
Brauche ich ein Studium, um Aktenverwalter/in zu werden?
Ein Studium ist nicht zwingend erforderlich. Eine kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder eine Weiterbildung im Bereich Archivierung/Dokumentation ist oft ausreichend.
Welche Soft Skills sind wichtig für diesen Beruf?
Wichtige Soft Skills sind organisatorische Fähigkeiten, Genauigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit und Zuverlässigkeit.
Gibt es Spezialisierungen innerhalb des Berufs?
Ja, Aktenverwalter/innen können sich z.B. auf Bereiche wie Datenschutz, elektronische Archivierung oder Branchenspezifika spezialisieren.
Synonyme für Aktenverwalter/in
- Archivverwalter/in
- Datenmanager/in
- Dokumentenmanager/in
- Archivassistent/in
Kategorisierung
**Verwaltung, Organisation, Archivierung, Dokumentenmanagement, Informationsmanagement**
genderisierte Schreibweisen für das Berufsbild Aktenverwalter/in:
- männlich: Aktenverwalter
- weiblich: Aktenverwalterin
Das Berufsbild Aktenverwalter/in hat die offizielle KidB Klassifikation 73312.